Otsikon lausahdus löytyy etiopialaisen prinssi Asfa-Wosse Asseratin kirjasta Sivistynyt käytös. Sanonta kuvaa erinomaisesti mitä tapahtuu, kun tapahtuman kutsuvieraslista on laadittu huolimattomasti ja väärin.

Yritystapahtuman tavoitteena on asiakassuhteen syventäminen, liiketoiminnan parantaminen ja brändin vahvistaminen. Hauskanpito on myös erinomainen tavoite. Tapahtuma on markkinointitoimenpiteenä kallis investointi. Järjestelyt maksavat ja tapahtuma sitoo monen työntekijän aikaa. Kun yritys säästötoimenpiteissään karsii henkilökunnan pikkujoulujärjestelyissä, luulisi tarkan markan firman miettivän yhtä huolellisesti, kuinka se investoi muihin tapahtumiin. Hyvin laadittu kutsuvieraslista on tapahtuman onnistumisen tärkein tekijä. Se tarkoittaa sitä, että kutsun vastaanottajat ymmärtävät miksi juuri heidät on kutsuttu ja kokevat tilaisuuden merkitykselliseksi. Listan laatimiseen täytyy käyttää aikaa ja nähdä vaivaa.

Totuus on valitettavasti toinen. Kutsuvieraslistat yritystapahtumiin ovat usein kopipeistattuja toimari- tai johtajalistoja, Kauppalehden pörssiyhtiöluetteloita tai randomkoosteita firman eri osastojen CRM-tiedoista. Jos omia kavereita ei ole riittävästi, saattaa yritys pyytää palkkaamaansa tapahtumatuottajaa tai PR-toimistoa laatimaan kutsulistan tilaisuuteensa. Jos siis olet järjestämässä tapahtuman, etkä tiedä keitä sinne kutsuisit, jätä kinkerit pitämättä.

Hyvä vieraslista on kuin herkullinen karkkipussi: sekoitus erilaisia makuja. Kutsuvieraslistan kokoaminen aloitetaan keskustelemalla kollegoiden, markkinoinnin, johdon ja myynnin kanssa. Vanhoja kutsulistoja voi hyvin hyödyntää, mutta jokaiseen, niin suureen kuin pieneenkin tilaisuuteen tulee laatia aina uusi nimilista, jossa osoitteet on tarkistettu ja varmistettu, että kyseinen henkilö on edelleen samassa työpaikassa ja tehtävässä. Kutsulista koostuu henkilöistä, joille kyseinen tapahtuma on mieluinen, hyödyllinen ja johon he haluavat osallistua. Mitä kiinnostavammaksi ja hyödyllisemmäksi vieras kokee aiheen, sitä todennäköisemmin hän vastaa kutsuun myöntävästi.

Kun firma kutsuu asiakkaitaan vaikkapa lätkämatsiin on listalla hyvä olla neljänlaisia vieraita: lätkää rakastavat, jotka osaavat taulukot, tuntevat pelaajat ja säännöt, vieraat, kutsumista arvostavat, joille kutsu itsessään on merkityksellinen, verkostoitujat, joille tapahtumasi antaa mahdollisuuden tavata kiinnostavia ihmisiä sekä muutama hyvä kaveri ja erityisen läheinen asiakas, jotka haluavat olla seurassasi ja joihin suhde vahvistuu entisestään tällaisen tilaisuuden kautta. Kaverivieraat ja läheiset bisneskollegat ovat tärkeitä, sillä he luovat me-henkeä, auttavat tapahtuman onnistumisessa sekä todentavat yrityksen hyvää mainetta ja positiivista brändimielikuvaa.

Kutsuvieraslistalla tulee olla noin 20 prosenttia enemmän nimiä kuin toivotaan vieraita, sillä sen verran kutsutuista yleensä on estynyt saapumaan. Jos yritys on järjestämässä 50 hengen tilaisuutta, mutta kutsu lähetetään 500 hengelle, kannattaa lista tehdä uudelleen. Joskus käy niin onnekkaasti, että kaikki kutsutut vastaavat myöntävästi. Silloin yritys tekee parhaansa, jotta kaikki halukkaat mahtuvat mukaan. Tarkoittakoon se sitten tapahtuman siirtämistä isompiin tiloihin, lisäpenkkirivejä, tarjoilun muuttamista tai muita järjestelyjä.

 

Johanna Catani (johanna.catani@gmail.com) on viestinnän konsultti ja kirjoittaja, jonka voi aina kutsua viimetingassa paikalle, mikäli erinomaisen päivällispöydän vierasluku putoaa peruutuksen takia kolmeentoista. Catanin kirja Onnistunut yritystapahtuma – Järjestäjän käsikirja, ilmestyi helmikuussa 2017.