Voiko työnantaja kerätä ja säilyttää työntekijöistä henkilötietoja, jotka koskevat harrastuksia, perhesuhteita ja sotilasarvoa sekä suoritettuja tutkintoja?

Kysymyksiä työoikeudesta - Yksityisyyden suoja

Tietojen antaminen itsestään ja tietojen säilyttäminen ovat kaksi eri asiaa. Työntekijä voi antaa itsestään avoimesti tietoja työnhakuvaiheessa (esim. cv:ssä harrastuksistaan, perheestään ja sotilasarvostaan). Nämä eivät välttämättä ole kuitenkaan sellaisia tietoja, joita työnantaja voi yleisesti kerätä ja säilyttää rekisteriinsä. Työnhakuvaiheen tiedot on työnantajan hävitettävä, kun tietoja ei enää tarvita tai mahdolliset kanneajat ovat menneet umpeen.

Yksityisyyden suojaa koskevan lain mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijälle tarjoamiin etuuksiin. Peruste voi syntyä myös työsuhteen erityisluonteesta. Tästä asiasta ei voi poiketa edes työntekijän suostumuksella.

Yleensä työsuhteessa on palkanmaksuun liittyvien säännösten vuoksi perusteltua tietää, onko työntekijällä alle 10-vuotiaita lapsia tai onko työntekijä suorittanut pakollisen tai vapaaehtoisen asevelvollisuuden. Sen sijaan perhesuhteet yleensä, tupakanpoltto tai sotilasarvo eivät ole tällaisia tietoja. Lähintä omaista voidaan kuitenkin kysyä esim. sairaustapausten varalta. Suoritettuja tutkintoja voidaan kysyä, koska ne voivat vaikuttaa palkkaukseen ja osaamistarpeiden selvittämiseen. Erityisissä tilanteissa esimerkiksi tupakanpolton tai raskaana olemisen kysyminen voi olla perusteltua, jos työtä ei voi tehdä näiden vuoksi.

Perusteet: laki yksityisyyden suojasta työelämässä 3 §, tietosuojalain 4 §, EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta

***

Juttusarjan kysymykset ovat palveluidemme käyttäjien esittämiä, ja niihin ovat vastanneet Harri Hietala, Keijo Kaivanto ja Tapio Aaltonen. Kysymykset vastauksineen on julkaistu myös kootusti Esimiehen taskukirja- ja Esimiehen taskukirja 2 -kirjoissa sekä Fokus-palvelun Esimiehen työoikeus -teoksessa, josta löydät lisää esimiehelle tärkeää tietoa kaikista työsuhteeseen liittyvistä kysymyksistä.

Lue lisää: