Miten luoda aito yhteys yli fyysisen etäisyyden? 5 vinkkiä toimivaan vuorovaikutukseen etäpalavereissa

Mirjami Sipponen-Damonte. Kuva: Mika Levälampi

Moni yritys ja yhteisö Suomessa on päättänyt ottaa käyttöön työskentelyn kotoa käsin koronaviruksen leviämisen hillitsemiseksi. Monessa organisaatiossa etäpalaverit ovat jo olleetkin arkipäivää, mutta silti kaiken työn siirtäminen tapahtuvaksi etänä, ja vielä ilman valmistautumisaikaa, on saanut meidät ennennäkemättömään tilanteeseen.

Onneksi teknologia mahdollistaa nykypäivänä hyvin monipuolisesti yhteistyön verkon kautta. Silti, aikana jona tiimien ja organisaatioiden tulisi puhaltaa yhteen hiileen, löytää uusia innovaatioita, vahvistaa suorituskykyään ja kehittää strategioita kriisin yli pääsemiseen, meiltä vaaditaan aivan uudenlaisia toimintamalleja etäpalaverien pitämiseen.

Nappaa tästä viisi vinkkiä, joilla pääset käyntiin aidon, luottamuksellisen yhteyden rakentamiseksi virtuaalikokouksissa.

1. Ota kamera käyttöön

Kameran käytöllä on valtava vaikutus vuorovaikutuksen tehokkuuteen etäpalavereissa. Kun äänen kuulemisen lisäksi näemme toistemme kasvojen ilmeet, viesteillä on enemmän vaikuttavuutta, pystymme varmistamaan niiden perillemenon, kuuntelemaan herkemmin ja välittämään tunteita. Kommunikaation tulee tapahtua myös tunnetasolla osallistujien energisoimiseksi, motivoimiseksi, innostamiseksi ja sitouttamiseksi - näinä epävarmuuden aikoina aivan erityisen tärkeitä asioita!

2. Luo miellyttävä ja osallistava ilmapiiri

Voit eri tavoin vaikuttaa siihen, että palaverin ilmapiiri on vuorovaikutteinen ja rentoutunut alusta asti. Palaverin aloitus määrittelee koko sen koko tunnelman ja vuorovaikutuksen tason. Varaa aikaa epämuodolliselle kuulumisten vaihdolle ennen varsinaiseen aiheeseen menemistä. Hyödynnä osallistujien kotiympäristöä luottamuksen rakentamiseen ja pyydä jokaista vaikka esittelemään lempikahvikuppinsa, villasukkansa tai jonkun itselle tärkeän esineen, sekä tietysti tarinat näiden takana. Kun epämuodolliset kahvikoneen äärellä käytävät kuulumisten vaihdot puuttuvat nyt puuttuvat, järjestä ne eri tavoin. Varaa siis vuorovaikutukselle aikaa siis palaverin alusta. Lisäksi voit järjestää erillisiä virtuaalisia kahvitaukoja kollegoiden kanssa!

3. Rakenna yhteinen ympäristö sanoilla

Suurin ero kasvokkain tapahtuvien ja etäpalaverien välillä on fyysinen etäisyys ja yhteisen ympäristön kokemisen puute. Voit tietoisesti pienentää tätä etäisyyttä sanoittamalla niitä asioita, joita normaalisti koemme yhdessä. Voit esimerkiksi pyytää osallistujia sanoittamaan tai näyttämään näkymä työskentelyhuoneen ikkunasta. Tai jos jollekin tapahtuu jotain yllättävää palaverin aikana, joka vie huomion, voit pyytää kertomaan siitä esimerkiksi palaverialustan viestikentässä. Vaikka tavoitteet ohjaavat palavereja, myös yhteisen kokemuksen luominen niiden aikana on nyt erityisen tärkeää.

4. Määritelkää yhteiset pelisäännöt

Kutsu muut ryhmän jäsenet luomaan kanssasi yhdessä pelisäännöt yhteisille palavereille. Miten teette niistä tehokkaita ja varmistatte hyvän, paitsi teknisen myös vuorovaikutteisen yhteyden? Etäpalavereissa häiriötekijöitä on monia ja sähköpostien ponnahtaessa esiin palaverin aikana, niitä on vaikeaa olla lukematta. Lisäksi kotiympäristössä tapahtuvat asiat voivat vaikeuttaa keskittymistä palaveriin. Aito läsnäolo palaverissa ei ole mahdollista, jos sähköposteihin ja muihin viesteihin vastataan samaan aikaan. Suosittelisin pitämään palaverit lyhyinä, mutta keskusteluyhteyden ja läsnäolon vahvana. Muista, että jos olet palaverin koollekutsuja, sinulla on tärkeä rooli olla esimerkkinä muille!

5. Kehitä aktiivisesti palaverien toteutustapaa

Vastaavaa tilannetta, jossa kaikki työntekijät joutuvat ilman ennakkovalmisteluja työskentelemään yksinomaan kotoa käsin, ei aiemmin ole ollut, kuten ei myöskään mahdollisuutta kehittää käytäntöjä tällaisen tilanteen varalle. Olkaa siis aktiivisia ja kehittäkää toimintapoja, jotka sopivat juuri teille! Valitse tiimisi tai asiakkaittesi kanssa kolme tärkeintä mahtavan palaverin raaka-ainetta ja käyttäkää joka palaverin päätteeksi muutama minuutti arvioidaksenne, miten onnistuitte niiden toteuttamisessa - mikä toimi hyvin ja mitä voisitte tehdä vielä paremmin ensi kerralla.

***

Mirjami Sipponen-Damonten esikoiskirja Varmuutta fasilitointiin ilmestyy huhtikuussa (Alma Talent). Saatavana myös äänikirjana Alma Talent Kirjat -sovelluksesta

Lue lisää: